Hysbysiad preifatrwydd
Mae'r Gwasanaeth Cwynion Deintyddol (y DCS) yn rhan o hysbysiad preifatrwydd y Cyngor Deintyddol Cyffredinol (y Cyngor).
Fodd bynnag, o ran tryloywder rydym yn amlinellu'n fanylach isod sut mae'r DCS yn defnyddio, rhannu a storio eich gwybodaeth.
Pa wybodaeth mae'r DCS yn ei chasglu?
Mae'r DCS yn casglu, yn defnyddio ac yn storio gwybodaeth at ddibenion hwyluso’r broses o ddatrys cwynion deintyddol ac i sicrhau diogelwch y cyhoedd.
Bydd y wybodaeth sydd gennym yn cynnwys:
- Manylion cyswllt cleifion – cyfeiriadau, rhifau cyswllt, negeseuon e-bost, dyddiadau geni
- Manylion cyswllt Gweithwyr Deintyddol Proffesiynol
- Cofnodion deintyddol
- Gohebiaeth sy'n ymwneud â chwynion deintyddol
- Gwybodaeth am y panelwyr
- Gwybodaeth ddienw am gydraddoldeb ac amrywiaeth
- Recordiadau o alwadau i'n llinell gymorth
Mae'r wybodaeth yn cael ei storio mewn system Rheoli Cofnodion Cwsmeriaid a gyriannau mewnol ar weinyddion diogel y Cyngor.
Sut bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio a'i rhannu?
Prosesu cwynion
Pan fydd pobl yn cysylltu â'r DCS am gymorth, rydym yn sefydlu ffeil achos electronig ar ein system rheoli cofnodion cwsmeriaid gyda'u manylion, yr hyn maen nhw'n cwyno amdano, a manylion yr ymarferydd deintyddol dan sylw.
Yna, mae'r achos yn cael ei asesu yn erbyn meini prawf Addasrwydd i Ymarfer y Cyngor a bydd yn cael ei gyfeirio at y Cyngor os bodlonir y meini prawf hyn. Cyn i hyn ddigwydd, mae’r rhesymau dros gyfeirio'r achos yn cael eu trafod gyda'r claf sydd wedyn yn penderfynu a fydd am fod yn rhan o'r broses. Er y byddai'n well gennym pe bai cleifion eisiau bod yn rhan o broses y Cyngor, rydym yn dal i allu cyfeirio achosion at y Cyngor heb ganiatâd y claf.
Os nad yw'r achos yn bodloni meini prawf atgyfeirio'r Cyngor, mae'r achos yn cael ei symud ymlaen trwy broses tair haen y DCS. Mae'r DCS yn cynorthwyo'r claf trwy ddarparu cyngor sy'n ei alluogi i gysylltu â'r Gweithiwr Deintyddol Proffesiynol gan amlinellu ei gŵyn, a'r canlyniad yr hoffai ei gael. Ni fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu â'r gweithiwr deintyddol proffesiynol, ei gynrychiolwyr, a/neu'r cleifion heb ganiatâd i wneud hynny – gellir tynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.
Mae’r DCS yn derbyn copi o'r wybodaeth am gŵyn ac yn storio hyn ar eu system Rheoli Cofnodion Cwsmeriaid. Mae unrhyw gopïau papur a dderbynnir yn cael eu storio'n ddiogel nes bod yr achos yn cael ei ddatrys yna bydd y wybodaeth yn cael ei dinistrio'n gyfrinachol.
Os nad yw'r claf a'r Gweithiwr Deintyddol Proffesiynol yn gallu dod i gytundeb trwy drafodaeth, y cam olaf ym mhroses y DCS yw'r cyfarfod panel. Darperir copïau o'r holl ohebiaeth rhwng y partïon, gan gynnwys unrhyw gofnodion deintyddol perthnasol i aelodau'r panel i sicrhau bod ganddynt ddealltwriaeth glir o'r gŵyn. Mae'r cyfarfod yn anffurfiol ac nid oes unrhyw gofnodion yn cael eu cymryd. Os na ellir dod i gytundeb rhwng y partïon, mae'r panel yn gwneud argymhelliad i ddatrys y gŵyn. Os na fydd yr argymhelliad yn cael ei ddilyn wedyn, gellir cyfeirio'r achos at y Cyngor fel mater Addasrwydd i Ymarfer. Mae’r holl wybodaeth am gwynion sydd gan y DCS yn cael ei chadw am gyfnod ar ôl i'r achos gael ei gwblhau ac yna ei dileu.
Hyfforddiant staff
Mae astudiaethau achos dienw o enghreifftiau o achosion yn cael eu datblygu i helpu i addysgu a datblygu staff y DCS.
Mae galwadau ffôn i linell gymorth y DCS yn cael eu recordio at ddibenion hyfforddi a monitro ansawdd.
Adrodd corfforaethol
Bydd data a dynnwyd o'r cwynion y mae'r DCS yn eu derbyn yn cael eu defnyddio gan y DCS i gyhoeddi adroddiad blynyddol ar ei waith a'i berfformiad.
Mae'r wybodaeth hon hefyd yn cael ei defnyddio gan y DCS i hyrwyddo trefniadau da ar gyfer ymdrin â chwynion.
Sut medra i weld y wybodaeth sydd gennych chi amdanaf i?
O dan Ddeddf Diogelu Data 1998, mae gennych hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth sydd gan sefydliad amdanoch chi.
Gallwch wneud hynny drwy wneud eich cais i'r DCS yn [email protected] yn Gymraeg neu Saesneg, neu fel arall drwy lenwi'r ffurflen Diogelu Data hon yn Saesneg.